Electronic timekeeping systems (№11121332)

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Publication date

Description

1. Section I
   1. Name and addresses
      Province du Hainaut, office central des achats
      Digue de Cuesmes 31
      Mons
      7000
      Belgium
      Telephone: +32 65382428
      E-mail: [email protected]
      Fax: +32 65382258
      
   2. Type of the contracting authority:
      Regional or local authority
      
   3. Main activity:
      General public services
      
2. Section II
   1. Scope of the procurement:
      1. Title:
         

         Fourniture de terminaux de pointages à badges, acquisition d"un logiciel de gestion du temps centralisé pour les institutions provinciales et les ASBL adhérentes

         Reference number: 2018/034
         
      2. Main CPV code:
         31711300
         
      3. Type of contract:
         Supplies
         
      4. Short description:
         

         Voir II.2.4).

      5. Information about lots:
         This contract is divided into lots: no
      6. Total value of the procurement:
         Value excluding VAT: 182 856.73 EUR
   2. Description
      1. Title:
         
      2. Additional CPV code(s):
         
         
      3. Place of performance:
         Main site or place of performance:

         Territoire Hennuyer.

      4. Description of the procurement:
         

         L’objet de ce marché est de fournir et de mettre en route les éléments composant une solution fiable, centralisée et conviviale de gestion des temps de travail et d’absences pour les institutions provinciales.

         L’installation de gestion de temps est destinée à l’enregistrement des temps de présences des agents, à la gestion des absences du personnel et au calcul de prestations effectuées sur base des pointages. Le système d’enregistrement des temps doit permettre d’accélérer et de simplifier l’ensemble des traitements ayant trait à l’enregistrement des temps grâce à des interfaces graphiques conviviales et intuitives.

         L’application doit permettre de gérer les plannings, les heures supplémentaires et d’éditer des statistiques et des rapports.

         Ce marché comprend:

         — la fourniture des terminaux de pointage à badges, de terminaux de pointage «virtuels» sur PCS ou tablettes et du logiciel de gestion du temps en ce compris la licence du moteur de base de données si celui-ci devait être licencié,

         — la configuration des terminaux de pointage si nécessaire,

         — un audit par institution qui permettra d"établir le devis des prestations nécessaires à la mise en place de la solution dans l"institution. Après approbation du devis par la province de Hainaut, le bon de commande sera ensuite rédigé,

         — les prestations de consultance nécessaires à l"encodage des données du personnel et la mise en place des règles de gestion générales à l"ensemble des institutions provinciales et des règles de gestion spécifiques si nécessaire pour certaines institutions,

         — la fourniture des badges de type proximité,

         — la formation des gestionnaires RH d"une institution à dispenser en français sur site sur la définition des règles de pointage, …,

         — la formation à dispenser en français à 2 administrateurs serveur de la DGSI chargés de la gestion du système implémenté pour maintenir le système sur le plan technique (installation ou upgrades, exploitation, monitoring, …),

         — les manuels d’utilisation et d’entretien,

         — la maintenance matérielle et logicielle pour une durée de 10 ans,

         — la mise en place d"un environnement de test.

         Le marché comprend également les options obligatoires suivantes:

         — les prestations nécessaires à l’interfaçage avec le logiciel HR Access via web services ou autre mécanisme,

         — 40 jours de consultance à consommer éventuellement pendant toute la durée du marché,

         — le coût du système de gestion des visiteurs,

         — le coût du système de gestion de badges d"identification avec photos,

         — le coût du système de gestion des pointages via smartphone.

      5. Award criteria:
         Quality criterion - Name: Valeur technique / Weighting: 30
         Price - Weighting: 70
         
      6. Information about options:
         Options: yesDescription of options:

         Options exigées (voir cahier des charges).

      7. Information about European Union funds:
         The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
      8. Additional information:
         
3. Section IV
   1. Description:
      1. Type of procedure:
         Open procedure
      2. Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system:
         The procurement involves the establishment of a framework agreement
      3. Information about electronic auction:
         
      4. Information about the Government Procurement Agreement (GPA):
         The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
   2. Administrative information:
      1. Previous publication concerning this procedure:
         Notice number in the OJ S: 2018/S 063-139500
         
      2. Information about termination of dynamic purchasing system:
         
      3. Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice:
         
4. Section V
   1. Contract No: 2018/034
      Lot No: 1
      Title:

      Fourniture de terminaux de pointages à badges, acquisition d"un logiciel de gestion du temps centralisé pour les institutions provinciales et les ASBL adhérentes

   2. Award of contract
      1. Date of conclusion of the contract: 2018-10-17
         
      2. Information about tenders:
         Number of tenders received: 3
         Number of tenders received from SMEs: 3
         Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0
         Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0
         Number of tenders received by electronic means: 2
         The contract has been awarded to a group of economic operators: no
      3. Name and address of the contractor:
         Idtech SA
         Rue Saucin 62
         Isnes
         5032
         Belgium
         Telephone: +32 81554610
         E-mail: [email protected]
         Fax: +32 81559769
         The contractor is an SME: yes
      4. Information on value of the contract/lot (excluding VAT):
         
         Total value of the contract/lot: 182 856.73 EUR
         
      5. Information about subcontracting:
         
         
5. Section VI
   1. Additional information
      
   2. Procedures for review
      1. Review body
         Conseil d"État
         Rue de la Science 33
         Bruxelles
         1040
         Belgium
         Telephone: +32 22349611
         Fax: +32 22349900
         
      2. Body responsible for mediation procedures
         
         
      3. Service from which information about the review procedure may be obtained
         
         
   3. Date of dispatch of this notice
      2018-11-14